10 cách giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả trong “Trạng thái bình thường mới”

3 tháng kể từ khi dịch Covid-19 Vũ Hán bắt đầu lây lan, thế giới cũng biến đổi theo. Riêng tại Việt Nam, ngay sau khi Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc công bố dịch Covid-19 trên toàn quốc, chúng ta bắt đầu nhận thấy kinh tế có những chuyển động chậm dần, chậm dần. Phần lớn các doanh nghiệp đều biết rõ họ chắc chắn bị ảnh hưởng bởi lần đại dịch này.

Giải pháp “làm việc tại nhà” được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng trong đợt giãn cách xã hội. Đây được đánh giá là giải pháp linh hoạt cho nhân viên để phòng tránh sự lây lan của virus corona. Tuy nhiên, có một vấn đề được đặt ra là làm sao xây dựng được văn hóa làm việc tại nhà để nhân viên không cảm thấy họ bị cô lập.

Các doanh nghiệp trong thời gian cho phép nhân viên “làm việc tại nhà” luôn đặt mục tiêu:

- Bảo vệ sức khỏe và  sự an toàn của nhân viên

- Đảm bảo tiến độ kinh doanh

- Chấp nhận thay đổi cách làm việc mới

Vì thế, sau khi kết thúc đợt giãn cách xã hội, các doanh nghiệp nên chuẩn bị cho lần trở lại với một diện mạo “bình thường kiểu mới”.

Sau đây là tổng hợp những nghiên cứu và khảo sát từ Dreamplex Coworking Space chia sẻ về 10 quy tắc thay đổi diện mạo “bình thường kiểu mới”:

1. Tiếp tục làm việc từ xa

Theo khảo sát trước dịch Covid-19 của Navigos, có một môi trường làm việc linh hoạt là ước muốn hàng đầu của nhiều nhân sự Việt Nam. 44% nhân viên cho rằng làm việc ở nhà 1 lần/tuần vô cùng lý tưởng và 34% cho rằng được làm việc hơn 1 lần/tuần là một quyết định rất đúng đắn. Chính vì thế, các công ty nên suy nghĩ về việc cho nhân viên tiếp tục làm việc từ xa bởi sự linh hoạt của nó mang lại.

- Tip 1: Các doanh nghiệp nên xác định mục đích mong muốn và những kết quả sau đó từ việc cho phép nhân viên làm việc từ xa.

- Tip 2: Linh hoạt công việc và thời gian biểu

2. Cải thiện sự gắn kết của nhân viên với công ty

90% doanh nghiệp tin rằng văn hóa công ty được cải thiện đáng kể sau khi đợt giãn cách xã hội kết thúc: 83% tin rằng trải nghiệm của nhân viên tốt hơn và 84% đánh giá sự gắn kết của nhân viên với công ty tăng hẳn lên. Một nhân viên HR chia sẻ cuộc khủng hoảng ít nhất đã tạo ra sự minh bạch và độ tin tưởng của các lãnh đạo vào những người lao động mà họ chưa từng thấy trong nhiều thập kỷ.

- Tip 1: Lãnh đạo doanh nghiệp nên dành nhiều thời gian cho nhân viên

-  Tip 2: Theo sát các dữ liệu và đồng hành cùng nhân viên

3. Tạo ra ý thức cộng đồng trong công ty của bạn - Online và Offline

Nhiều lãnh đạo cho rằng trong thời gian làm việc tại nhà, nhân viên khó kết nối với nhau về mặt tinh thần bởi họ không có sự “cọ sát” gặp mặt nhau mỗi ngày. Việc tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên thông qua làm việc online khó hơn nhiều so với làm việc trực tiếp. Vì thế, xây dựng các mối quan hệ online thực sự là một trong những thách thức lớn nhất của các doanh nghiệp.

- Tip 1: Đừng ngại, cứ làm thôi

- Tip 2: Làm thật nhiều, thật nhiều để tạo thói quen cho nhân viên

4. Mang lại sức mạnh cho nhân viên

Một nghiên cứu đã chỉ ra trong thời gian làm việc tại nhà, các nhân viên luôn chia sẻ với nhau về mức độ công việc và các bí quyết, thông tin hữu ích. Nhiều doanh nghiệp cho rằng trong giai đoạn khủng hoảng, các nhân viên sẽ cần sự hỗ trợ từ các leader; tuy nhiên, sự thật là các nhân viên nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp nhiều hơn để họ không có cảm giác bị cô lập.

- Tip 1: Phân chia sự hỗ trợ từ các cấp lãnh đạo tới đồng nghiệp

- Tip 2: Trải nghiệm thêm nhiều platform và các cách kết nối

5. Biến mọi người trở thành các chuyên gia làm việc từ xa

Làm việc tại nhà có mặt tốt nhưng cũng có mặt không tốt. Theo nghiên cứu của Mercer/Remesh, 39% lãnh đạo và 22% nhân viên cho rằng họ làm việc ở nhà không có hiệu quả như khi đến văn phòng bởi họ liên tục phải họp online, trong khi đó tần suất mail, tin nhắn và những cuộc gọi khiến họ không tập trung được. Thậm chí, cuộc khủng hoảng do Covid-19 tạo ra còn dẫn tới một hiện tượng là “Zoom burnout” bởi họ phải họp qua Zoom quá nhiều ảnh hưởng đến năng lượng làm việc, đặc biệt đối với các công ty nước ngoài.

- Tip 1: Đào tạo cách làm việc từ xa cho nhân viên

- Tip 2: Quản lý thời gian làm việc online quá tải

6. Thiết lập môi trường làm việc an toàn và khỏe mạnh

Sau thời gian giãn cách xã hội, nhiều nhân viên Dreamplex đã nhanh chóng quay trở lại công ty để làm việc. Thời gian đầu làm việc ở nhà, nhiều nhân viên cho rằng họ cảm thấy rất thoải mái nhưng ngay sau đó, họ cảm thấy khó khăn khi không được làm việc tại văn phòng vì không tập trung được và từ đó dẫn tới giảm năng suất. Vì thế, cải thiện không gian văn phòng là một điều cần làm.

- Tip 1: Văn phòng làm việc phải an toàn về cả không gian và tâm lý cho nhân viên

- Tip 2: Văn phòng làm việc phải sạch sẽ, thoáng đãng

7. Lãnh đạo nên kết hợp làm việc linh hoạt và làm việc từ xa

Một trong những khảo sát gần đây cho rằng các nhân viên cần những không gian làm việc tốt để họ có thể tổ chức các buổi họp quan trọng cũng như dễ dàng sáng tạo hơn. Những nhân viên hạnh phúc nhất bày tỏ làm việc từ xa kết hợp với làm việc tại văn phòng quả là một lựa chọn tốt để họ linh hoạt không gian làm việc.

- Tip 1: Suy nghĩ lại về nhu cầu của văn phòng
- Tip 2: So sánh sự linh hoạt và sự sở hữu

8. Nâng cao sức khỏe tinh thần

Các doanh nghiệp giờ đây đã hiểu để phát triển kinh doanh mạnh mẽ, nhân viên cũng cần khỏe. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời gian làm việc ở nhà: 45% nhân viên cho biết họ bị cảm thấy chơi vơi, hoang mang. Dreamplex luôn hỗ trợ sức khỏe thể chất cũng như tinh thần của nhân viên trong giai đoạn khó khăn bằng nhiều cách. Nhiều doanh nghiệp khác cũng tổ chức các workshop online để nhân viên được cùng nhau nói ra những nỗi lo lắng của họ.

- Tip 1: Xây dựng các chương trình hỗ trợ sức khỏe nhân viên

- Tip 2: Phá vỡ các luật lệ cũ và xây dựng văn hóa chăm sóc nhân viên

9. Cải thiện trải nghiệm không gian làm việc cho Gen Z

Ở Việt Nam, phần lớn các nhân sự trẻ và tài năng đều nằm ở Gen Z. Tới 2025, thế hệ này có thể chiếm 255 lực lượng lao động ở Việt Nam. Vì thế cần mang sự rõ ràng và khác biệt cho thế hệ này ở nơi làm việc. Thế hệ này mơ rất lớn và nhiều người trong số họ xác định được giá trị của bản thân. Vì thế, họ rất cần sự hỗ trợ về mặt sức khỏe tinh thần.

- Tip 1: Đặt mục tiêu

- Tip 2: Hãy là HLV của Gen Z

10. Giữ vững tinh thần học tập và tìm kiếm chuyên gia

Đối với các doanh nghiệp phát triển nhanh và cạnh tranh, tiếp tục giữ vững tinh thần học hỏi là một cơ hội lớn để vươn cao trong cuộc khủng hoảng này. Và họ cũng cần những chuyên gia tới để giúp họ xóa “điểm mù”. Kết nối với các chuyên gia và được đào tạo các kỹ năng mới như kỹ năng lãnh đạo là chìa khóa quan trọng trong Covid-19.

- Tip 1: Giữ vững tinh thần học hỏi

- Tip 2: Tìm chuyên gia