Đề xuất bộ tiêu chí về nguồn lực và xây dựng chính sách trong việc đánh giá mức độ chuyển đổi số tại cơ sở Giáo dục Đại học

Diễn đàn
02:35 PM 22/11/2022

Việc triển khai áp dụng Bộ chỉ số chuyển đổi số cơ sở giáo dục đại học để đánh giá rộng rãi các cơ sở giáo dục đại học trên toàn quốc nhằm mục tiêu kép: vừa giúp từng cơ sở giáo dục đại học xác định được mình đang ở giai đoạn nào trong quá trình chuyển đổi số để có lộ trình, kế hoạch, giải pháp chuyển đổi số phù hợp, giúp cơ sở giáo dục đại học phát triển nhanh hơn, mạnh hơn; vừa tạo được bức tranh tổng thể về chuyển đổi số cơ sở giáo dục đại học.

Việc tạo lập được cơ sở dữ liệu chuyển đổi số cơ sở giáo dục đại học với các thông tin, số liệu xác thực để giúp các cơ quan, đơn vị chức năng đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm thúc đẩy chuyển đổi số cơ sở giáo dục đại học, đồng thời có thêm công cụ đánh giá hiệu quả triển khai các chương trình, kế hoạch hỗ trợ cơ sở giáo dục đại học chuyển đổi số trên phạm vi toàn quốc.

Cần có sự đánh giá tổng thể theo 07 trụ cột 

Để đánh giá được mức độ chuyển đổi số của các cơ sở giáo dục đại học cần có sự đánh giá tổng thể theo 07 trụ cột (pillar) gồm: Hạ tầng, nền tảng số và an toàn thông tin; Phát triển nhân lực số; Nguồn lực; Xây dựng thể chế; Hoạt động quản trị số; Hoạt động dạy - học số và Hoạt động dịch vụ số học đường. Căn cứ vào kết quả đánh giá ta có thể phân loại mức độ chuyển đổi số các cơ sở giáo dục đại học như các doanh nghiệp theo 06 mức như sau:

a) Mức 0 - Chưa chuyển đổi số: Cơ sở giáo dục đại học hầu như chưa có hoạt động nào hoặc có nhưng không đáng kể các hoạt động chuyển đổi số;

b) Mức 1 - Khởi động: Cơ sở giáo dục đại học đã có một số hoạt động ở mức độ khởi động việc chuyển đổi số;

c) Mức 2 - Bắt đầu: Cơ sở giáo dục đại học đã nhận thức được sự quan trọng của chuyển đổi số theo các trụ cột và bắt đầu có các hoạt động chuyển đổi số trong từng trụ cột. Chuyển đổi số bắt đầu đem lại lợi ích trong hoạt động của cơ sở giáo dục đại học cũng như trải nghiệm của người học;

d) Mức 3 - Hình thành: Việc chuyển đổi số cơ sở giáo dục đại học đã cơ bản được hình thành theo các trụ cột ở các bộ phận, đem lại lợi ích và hiệu quả thiết thực cho các hoạt động của Cơ sở giáo dục đại học cũng như trải nghiệm của người học. Cơ sở giáo dục đại học đạt chuyển đổi số mức 3 là bắt đầu hình thành đại học số;

đ) Mức 4 - Nâng cao: Chuyển đổi số của cơ sở giáo dục đại học được nâng cao một bước. Nền tảng số, công nghệ số, dữ liệu số giúp tối ưu nhiều hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác của Cơ sở giáo dục đại học và trải nghiệm người học. Cơ sở giáo dục đại học đạt chuyển đổi số mức 4 cơ bản trở thành đại học số với một số mô thức hoạt động chính dựa trên nền tảng số và dữ liệu số;

e) Mức 5 - Dẫn dắt: Chuyển đổi số Cơ sở giáo dục đại học đạt mức độ tiệm cận hoàn thiện, Cơ sở giáo dục đại học thực sự trở thành đại học số với hầu hết phương thức hoạt động, mô hình hoạt động chủ yếu dựa trên và được dẫn dắt bởi nền tảng số và dữ liệu số. Cơ sở giáo dục đại học có khả năng dẫn dắt chuyển đổi số, tạo lập hệ sinh thái đại học số.

Trong phạm vi bài viết này tác giả trao đổi cách đánh giá các tiêu chí liên quan tới chỉ số về phát triển nhân lực số và xây dựng chính sách (trên cơ sở tham khảo hướng 

TT

Trụ cột

Tiêu chí

Thang điểm

1

Cơ cấu tổ chức nhân sự

Tỷ lệ nhân viên của Cơ sở giáo dục đại học tốt nghiệp các khóa học liên quan đến ICT?

Mức 0: 0 đ

Mức 1: 1 đ

Mức 2: 2 đ

Mức 3: 3 đ

Mức 4: 4 đ

Mức 5: 5 đ

2

Cơ sở giáo dục đại học có bộ phận công nghệ thông tin chuyên trách không?

3

Kỹ năng cán bộ, giảng viên, chuyên viên

Cơ sở giáo dục đại học có sử dụng giải pháp làm việc trực tuyến không?

4

Cơ sở giáo dục đại học có tổ chức các khóa đào tạo cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên về lĩnh vực ICT?

5

Cơ sở giáo dục đại học có tạo điều kiện cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên tham gia các lớp bồi dưỡng về ITC không?

6

Cơ sở giáo dục đại học có thực hiện số hóa tài liệu không?

7

Xây dựng chính sách vận hành

Cơ sở giáo dục đại học có chính sách bảo mật ICT không?

8

Cơ sở giáo dục đại học có chính sách bảo vệ dữ liệu không?

9

Cơ sở giáo dục đại học có chính sách bảo đảm chất lượng không?

10

Cơ sở giáo dục đại học có chính sách cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động không?

11

Tần suất Cơ sở giáo dục đại học nâng cấp hoặc cập nhật phần cứng/phần mềm?

12

Tỷ lệ đầu tư của Cơ sở giáo dục đại học vào việc cải thiện hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng ICT?

Ví dụ đánh giá tiêu chí 6 - Cơ sở giáo dục đại học có thực hiện số hóa tài liệu không?

Kết quả khảo sát một cơ sở giáo dục đại học với tiêu chí 6, nhóm tự đánh giá thu được kết quả sơ bộ như sau:

TT

Tên ĐV

Thực trạng số hóa tài liệu

1

Phòng Quản trị

- Việc số hóa các tài liệu chưa được quan tâm;
- Dữ liệu chưa được quản lý tổng thể. Đang quản lý rời rạc theo theo cá nhân;
- Một phần dữ liệu về giảng đường đã liên thông với phòng Đào tạo. Tuy nhiên, thông tin chưa được cập nhật theo thời gian thực mà mới chỉ cập nhật theo kỳ học;
- Một phần dữ liệu về tài sản đã liên thông với phòng Tài vụ.
- Hầu hết các dữ liệu của Phòng chưa liên thông với các bên liên quan.

2

Phòng Tài vụ

- Các dữ liệu cần thiết đã được số hóa và lưu vào hệ thống;
- Hệ thống kết nối được với phần mềm của Phòng Đào tạo để thu học phí;
- Các dữ liệu còn lại chưa liên thông với các bộ phận liên quan;
- Dữ liệu đã được sao lưu và backup theo thời gian định kỳ.
- Tất cả các nghiệp vụ đều được quản lý trên 1 phần mềm và sử dụng Server của Cơ sở giáo dục đại học để lưu trữ dữ liệu;
- Hệ thống kết nối được với phần mềm của Phòng Tài vụ để thu học phí;
- Các dữ liệu còn lại chưa liên thông với các bộ phận liên quan;
- Dữ liệu đã được sao lưu và backup theo thời gian định kỳ do Trung tâm Tin học Ngoại ngữ thực hiện

3

P. Y tế

- Hoàn toàn lưu trữ và quản lý thủ công trên sổ sách;
- Chưa số hóa hầu hết các dữ liệu;
- Hồ sơ sức khỏe của CBNV được số hóa và lưu trữ cùng với hệ thống dữ liệu của Thư viện. Truy cập thông tin về hồ sơ sức khỏe thực hiện theo thông lệ chung của Thư viện.

4

Phòng QLCL

- Các dữ liệu đã được số hóa đầy đủ;
- Dữ liệu được Backup theo định kỳ và được quản lý cấp Phòng/Ban;
- Các nghiệp vụ được tin học hóa nhờ: Google Sheet, Word, Excel, các phần mềm thiết kế.

5

TT

Khảo thí

- Đã số hóa một phần dữ liệu của đơn vị được giao;

- Đã sử dụng phần mềm để tin học hóa một số nghiệp vụ;

- Dữ liệu cũng đã được sao lưu và quản lý đến cấp phòng;

- Sử dụng camera theo dõi phòng thi nhưng dữ liệu lưu trữ chưa đầy đủ do giới hạn bộ nhớ;

- Phần mềm chưa kết nối được với các phần mềm khác trong Cơ sở giáo dục đại học;

- Việc nhận diện/xác minh đối tượng theo nhiệm vụ còn thủ công nên mất nhiều thời gian.

6

Văn phòng

- Đã số hóa được 100% các văn bản đến/đi;
- Đã có phương án sao lưu dự phòng dữ liệu (sao lưu dữ liệu vào ổ cứng dự phòng theo định kỳ);
- Dữ liệu được quản lý theo công việc của từng cá nhân;
- Chưa có phần mềm chính thức quản lý tập trung các dữ liệu thuộc văn phòng quản lý và có thể liên thông tới các đơn vị khác;

7

Phòng TCCB

- Đã số hóa được một số tài liệu của phòng (các tài liệu cần gửi đi);

- Chưa có phần mềm/công cụ để tin học hóa chính thức các nghiệp vụ;

- Dữ liệu đang được quản lý theo tính chất công việc của cá nhân;

- Thực hiện tin học hóa chủ yếu trên: Word, Excel;

- Chưa có kế hoạch sao lưu dữ liệu và quản lý dữ liệu;

- Chưa kết nối dữ liệu được với các phòng ban, đơn vị khác.

8

Tạp chí KH

- Đã số hóa được 100% dữ liệu từ năm 2018 đến nay;
- Dữ liệu đang được lưu trữ và quản lý theo cá nhân;
- Đã có phần mềm quản lý nghiệp vụ về nhận bài cho đến xuất bản;
- Chưa có chế độ sao lưu dữ liệu định kỳ;
- Dữ liệu được quản lý theo cá nhân.

9

Phòng Đào tạo

- Tất cả các nghiệp vụ đều được quản lý trên 1 phần mềm và sử dụng Server của Cơ sở giáo dục đại học để lưu trữ dữ liệu; 

- Hệ thống kết nối được với phần mềm của Phòng Tài vụ để thu học phí; 

- Các dữ liệu còn lại chưa liên thông với các bộ phận liên quan;

- Dữ liệu đã được sao lưu và backup theo thời gian định kỳ do Trung tâm Tin học Ngoại ngữ thực hiện

Có thể thấy, việc số hóa tài liệu tại Cơ sở giáo dục đại học còn ở mức thấp. Đến nay, mới chỉ có một số đơn vị sử dụng phần mềm để thực hiện và quản lý các nghiệp vụ. Hầu hết các đơn vị còn lại vẫn làm việc thủ công, trên giấy tờ hoặc tin học hóa nhờ các công cụ thô sơ như: Word hoặc Excel.

Bên cạnh việc một số đơn vị sử dụng phần mềm chính thống để thực hiện và quản lý các nghiệp vụ, cũng có những đơn vị đã chủ động tìm hiểu và sử dụng các phần mềm miễn phí để lưu trữ dữ liệu và công tác quản lý của mình. Tuy nhiên, các phân hệ còn rời rạc, một số phần mềm sử dụng chưa có bản quyền nên rất hạn chế về chức năng và lưu giữ các dữ liệu cần thiết. Với thực trạng như trên, Cơ sở giáo dục đại học đang gặp phải những thách thức sau:

- Sự không đồng bộ trong việc thực hiện, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày;

- Sự không nhất quán về số liệu và thông tin sử dụng để ra quyết định;

- Các hệ thống trong tổ chức chưa có sự tích hợp với nhau để đồng bộ hóa dữ liệu và theo dõi được tiến độ trong các quy trình đang thực hiện;

- Chưa có sự quan tâm tới dữ liệu ở nhiều cấp độ khác nhau, trong khi dữ liệu được coi là một tài sản của tổ chức. Thực tế, mới chỉ có một vài đơn vị quan tâm và đã lưu trữ, quản lý dữ liệu cấp phòng.

- Sự khó khăn trong việc lựa chọn các công cụ/phần mềm để tin học hóa các nghiệp vụ trong từng đơn vị và tích hợp được với các phần mềm khác trong toàn Cơ sở giáo dục đại học.

- Số hóa các dữ liệu trong Cơ sở giáo dục đại học chưa đầy đủ, còn nhiều dữ liệu chưa được số hóa qua các hoạt động tác nghiệp hằng ngày.

- Chưa có sự thống nhất về cấu trúc các nguồn dữ liệu chung như: Thông tin giảng viên, thông tin sinh viên, thông tin các học phần…

- Chưa xây dựng được một kịch bản chung cho từng đối tượng trong Cơ sở giáo dục đại học khi tham gia sử dụng, vận hành các hệ thống phần mềm.

Với tiêu chí 6 - đánh giá việc số hóa tài liệu của Cơ sở giáo dục đại học có thế đánh giá mức 2-3 điểm.

Đảm bảo chuyển đối số được triển khai đúng hướng, hiệu quả

Chuyển đổi số là quá trình tác động toàn diện tới cách thức vận hành của Cơ sở giáo dục đại học. Nhà lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá để đảm bảo chuyển đối số đang được triển khai đúng hướng, mang lại tính hiệu quả cao. Chỉ số đánh giá chuyển đổi số trong giáo dục đại học không chỉ để đánh giá mà là thước đo để các cơ sở giáo dục đại học, các cơ quan quản lý giáo dục có định hướng để đầu tư, thúc đẩy giáo dục. Quan trọng nhất trong việc xây dựng chỉ số đánh giá chuyển đổi số trong giáo dục là phải mang lại được lợi ích cho người học.

Chính vì vậy, nhiệm vụ đánh giá mức độ chuyển đổi số cho Cơ sở giáo dục đại học đóng vai trò vô cùng quan trọng để nhà lãnh đạo hiểu đúng, hiểu sâu và đưa ra định hướng chuyển đổi số thành công nhất.

Châu Nguyên
Ý kiến của bạn
Bình luận