Đưa doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng do ảnh hưởng của COVID-19

Cuộc khủng hoảng do COVID-19 mang lại hiện đã bước sang giai đoạn mới, giai đoạn hệ thống y tế toàn cầu phải hành động một cách quyết đoán để vượt qua đại dịch một cách nhanh nhất.

Nhiệm vụ trọng tâm chính là chú trọng vào việc giảm nhẹ và ngăn chặn căn bệnh này. Nhưng nhiệm vụ phát triển kinh tế cũng không thể lơ là, và có thể thấy, nhiều doanh nghiệp đang phát triển theo hướng hiểu, phản ứng và học hỏi bài học từ các sự kiện đang diễn ra nhanh chóng.

Tuy nhiên, giữa các công ty có sự học hỏi, chắt lọc thông tin khác nhau nên phản ứng với sự kiện cũng khác nhau. Do đó, Harvard Business Review đã rút ra 10 bài học dành cho các doanh nghiệp, giúp họ có thể tự tin vượt qua đại dịch dễ dàng và phản ứng tốt hơn khi gặp phải khủng hoảng về sau.

Thứ nhất là cập nhật thông tin hàng ngày. Các sự kiện như COVID-19 đang diễn ra với tốc độ đáng kinh ngạc và bức tranh ấy thay đổi hàng ngày. Thời gian đầu của dịch bệnh, có vẻ như đợt bùng phát chủ yếu chỉ giới hạn ở Trung Quốc và được kiểm soát tốt. Và rồi chỉ trong vòng hơn 1 năm, virus đã lây truyền ra vài nước rồi đến toàn cầu. Nắm bắt được thông tin nhanh nhạy sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh lại hoạt động kinh doanh sớm, từ đó đón đầu sự kiện, không bị hoang mang dẫn đến tình huống "loay hoay" không biết nên làm gì.

Thứ hai là cần thận nguồn tin. Các nhà truyền thông thường tập trung vào những tin mới chứ không phải là bức tranh tổng thể, và đôi khi họ không phân biệt được giữa sự thật, tin tức tạm thời và sự đầu cơ. Khi tiếp cận với thông tin thay đổi nhanh, dù là công nghệ mới hay khủng hoảng mới, ban đầu chúng ta có xu hướng bỏ qua các thông tin kém nổi bật, sau đó phản ứng thái quá với các vấn đề mới nổi, để rồi cuối cùng chúng ta mới có một cái nhìn có sự cân nhắc. Khi bạn tiếp nhận những tin tức mới nhất, hãy chắc chắn về nguồn tin trước khi hành động.

Thứ ba, đừng giả định rằng thông tin sẽ tạo ra sự hiểu biết. Trong thế giới kết nối của chúng ta, nhân viên có quyền truy cập trực tiếp với nhiều nguồn thông tin. Các nhà lãnh đạo có thể kết luận một cách hợp lý rằng, có rất nhiều thông tin và bình luận ở ngoài kia đến mức họ không cần phải làm gì thêm. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng, việc tạo và chia sẻ rộng rãi một bản tóm tắt các sự kiện một cách chính thức là hoàn toàn vô giá, như vậy thời gian không bị lãng phí khi tranh luận về sự thật là gì - hoặc tệ hơn, đưa ra các giả định khác nhau về sự thật.

Thứ tư là hãy cẩn thận với các chuyên gia và dự đoán. Các chuyên gia về dịch tễ học, virus học, y tế công cộng, hậu cần và các chuyên ngành khác không thể thiếu trong việc diễn giải các thông tin phức tạp và có xu hướng thay đổi. Nhưng rõ ràng tồn tại sự khác biệt giữa ý kiến của các chuyên gia về các vấn đề quan trọng, như chính sách ngăn chặn tối ưu và tác động kinh tế, và như vậy chúng tôi khuyên rằng sẽ tốt hơn nếu bạn có thể tham khảo nhiều nguồn. Mỗi dịch bệnh sẽ có một diễn biến hoàn toàn khác nhau, và các nhà phân tích vẫn đang nghiên cứu về các vấn đề của hiện tại. Chúng ta cần sử dụng phương pháp kết luận dựa trên kinh nghiệm, để hiểu những gì đang diễn ra và có phương án tối ưu dành cho nó - mặc dù được sự giúp đỡ từ các chuyên gia.

Thứ năm, liên tục điều chỉnh nhận thức của bạn với những gì đang diễn ra. Một bức tranh tổng thể về tình huống cộng một kế hoạch để đối phó với nó, một khi đã được ghi lại trên giấy, có thể khiến cho chúng ta ngại thay đổi. Một câu ngạn ngữ Trung Quốc nhắc nhở chúng ta rằng, những vị tướng vĩ đại nên ra lệnh vào buổi sáng và thay đổi chúng vào buổi tối.

Tuy nhiên, các tổ chức lớn lại hiếm khi linh hoạt như vậy. Các nhà quản lý thường tránh việc phổ biến các kế hoạch cho đến khi họ hoàn toàn chắc chắn, và sau đó miễn cưỡng thay đổi chúng vì sợ bị đánh giá về việc thiếu quyết đoán, đưa thông tin sai lệch hoặc tạo ra sự bối rối trong tổ chức. Những dẫn chứng sống, với các tin tức thực tế cập nhật thường xuyên là điều cần thiết, giúp các nhà lãnh đạo nhận thức và thích nghi trong những tình huống thay đổi nhanh chóng.

Thứ sáu, coi chừng sự quan liêu. Các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hoặc nghiêm trọng thường cần sự cân nhắc của các vị trí lãnh đạo cấp cao, sự vào cuộc của bộ phận pháp lý, quản lý rủi ro và một loạt các phòng ban chức năng khác. Mỗi bộ phận sẽ có những quan điểm về cách chia sẻ thông tin khác nhau, dẫn đến một phương án quá chung chung hoặc bảo thủ, và một quy trình chậm chạp, cồng kềnh. Việc tập hợp một nhóm đáng tin cậy và cho họ đủ thời gian để quyết định chiến thuật, là rất quan trọng. Kiềm chế quá mức về mặt thông tin có thể gây tổn hại khi mỗi ngày đều có những tin tức mới.

Các tài liệu số sẽ giúp giảm thiểu sự nghiêm ngặt trong việc ban hành và phê duyệt nhiều tài liệu cùng lúc, đồng thời cũng giảm rủi ro, vì nó có thể dễ dàng được cập nhật hoặc thu hồi khi cần thiết. Hơn nữa, cần phân biệt rõ ràng giữa sự thật, giả thuyết và suy đoán, để có thể truyền đạt một bức tranh đầy đủ và chính xác hơn.

Thứ bảy, đảm bảo các vấn đề sau:

Truyền thông: Nhân viên có thể sẽ tiếp xúc với thông tin mâu thuẫn và cảm thấy lo lắng hoặc bối rối. Do đó, là lãnh đạo, bạn cần đảm bảo truyền đạt các chính sách kịp thời, rõ ràng. Hơn nữa, truyền tải thông tin theo ngữ cảnh và đưa ra lý do dẫn đến các chính sách đó để nhân viên có thể hiểu sâu hơn và cũng chủ động trong các tình huống không lường trước được.

Nhu cầu của nhân viên: Việc hạn chế đi lại và hội họp sẽ thúc đẩy nhu cầu của nhân viên về việc tiếp cận với chăm sóc sức khỏe, nhu cầu tiêu dùng hàng ngày và những thứ tương tự. Bạn nên dự đoán và phát triển các giải pháp cho những vấn đề này để nhân viên có thể thỏa mãn những điều họ cần, từ đó, hiệu suất công việc sẽ có hiệu quả hơn. 

Làm việc từ xa: Hãy rõ ràng về các chính sách của bạn khi áp dụng hình thức làm việc này, như xem xét nơi áp dụng, cách thức hoạt động ra sao và khi nào càn áp dụng. Từ khi dịch bệnh xảy ra, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng cách này để chống dịch mà hoạt động kinh doanh vẫn đảm bảo

Ổn định chuỗi cung ứng: Các doanh nghiệp cần cố gắng ổn định chuỗi cung ứng bằng cách sử dụng các nguồn dự trữ an toàn, các nguồn thay thế và làm việc với các nhà cung cấp để giải quyết các nút thắt. Trong trường hợp không thể thực hiện được các giải pháp nhanh, hãy đồng phát triển kế hoạch, đưa ra các giải pháp tạm thời và truyền đạt kế hoạch cho tất cả các bên liên quan. 

Theo dõi và dự báo kinh doanh: Có khả năng khủng hoảng sẽ tạo ra những biến động khó lường nên cần đưa ra các chu kỳ báo cáo nhanh để bạn nắm rõ doanh nghiệp của mình đang bị ảnh hưởng như thế nào, nơi cần giảm thiểu và các hoạt động đang phục hồi ra sao. Một cuộc khủng hoảng không có nghĩa là bỏ qua việc quản lý hiệu suất, và thị trường sẽ đánh giá công ty nào vượt qua thách thức hiệu quả nhất. 

Là một phần của giải pháp rộng lớn hơn: Là một doanh nghiệp, bạn nên hỗ trợ những người khác trong chuỗi cung ứng, ngành, cộng đồng và chính quyền địa phương của bạn. Xem xét cách doanh nghiệp của bạn có thể đóng góp, có thể là trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, truyền thông, thực phẩm hoặc một số lĩnh vực khác.

Thứ tám là chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc khủng hoảng tiếp theo. COVID-19 không phải là thử thách đầu tiên chúng ta trải qua. Trước đó, ta đã thành công vượt qua các cuộc khủng hoảng kinh tế, y tế, giáo dục và trong tương lai, có thể sẽ diễn ra các cuộc khủng hoảng khác, thách thức doanh nghiệp. Do đó, chuẩn bị cho cuộc khủng hoảng tiếp theo (hoặc giai đoạn tiếp theo của cuộc khủng hoảng hiện tại) bây giờ có thể sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một phản ứng mang tính đột xuất, phản ứng khi khủng hoảng thực sự xảy ra.

Thứ chín là nhìn lại về những gì bạn đã học được. Thay vì thở phào nhẹ nhõm và trở lại thói quen bình thường khi cuộc khủng hoảng lắng xuống, doanh nghiệp cần nỗ lực để không lãng phí cơ hội học tập quý giá. Ngay cả khi cuộc khủng hoảng đang diễn ra, các phản ứng và tác động cần được ghi lại để sau này được xem xét và đúc rút ra các bài học. Các tình huống phát triển nhanh chóng thường làm bộc lộ những điểm yếu của một tổ chức.

Cuối cùng là sẵn sàng cho một thế giới đã thay đổi. Chúng ta nên sẵn sàng cho sự thay đổi lớn hậu COVID-19. Ví dụ, đến hiện tại, dịch bệnh đã thúc đẩy thay đổi ở các lĩnh vực như mua sắm trực tuyến, giáo dục trực tuyến và đầu tư cho sức khỏe cộng đồng. COVID-19 cũng đã thay đổi cách các công ty cấu hình chuỗi cung ứng của họ và củng cố xu hướng thoát khỏi sự phụ thuộc vào một số nhà máy lớn. Khi phần cấp bách của cuộc khủng hoảng đã được hạn chế, các doanh nghiệp nên nhìn lại xem cuộc khủng hoảng này thay đổi những gì và những gì họ đã học được để tạo lập ra kế hoạch và hướng đi tiếp theo của mình.