Hộ kinh doanh trước làn sóng hóa đơn điện tử: Cần chuẩn bị gì để không bị 'trượt sóng'?

Hóa đơn điện tử: "cuộc chơi" đã mở rộng

Kể từ năm 2022, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp. Nay, chính sách này đang dần mở rộng sang khu vực hộ kinh doanh – nhóm vốn chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nhưng lại thường "đứng ngoài" hệ thống thuế chính thức.

Theo Tổng cục Thuế, từ năm 2024–2025, các hộ kinh doanh có doanh thu cao, sử dụng phương thức thanh toán hiện đại hoặc kinh doanh qua mạng… sẽ được yêu cầu kê khai thuế và xuất hóa đơn điện tử.

Không phải tất cả hộ kinh doanh đều phải dùng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, những nhóm sau nên sớm chuẩn bị:

Hộ có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm (thuộc diện nộp thuế). Hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai, thường là có quy mô lớn hơn mức "bình dân". Hộ bán hàng online, có giao dịch qua ví điện tử, ngân hàng, sàn thương mại điện tử. Hộ hoạt động tại các đô thị lớn – nơi cơ quan thuế đã triển khai thí điểm mạnh.

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần đăng ký với cơ quan thuế, thông qua cổng thông tin điện tử hoặc tại Chi cục Thuế nơi đăng ký hoạt động.

Tiếp theo là lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn… Nhiều đơn vị có gói hỗ trợ riêng cho hộ cá thể.

2. Trang bị thiết bị cơ bản

Một điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc laptop có kết nối mạng là đủ để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

3. Học cách quản lý sổ sách đơn giản

Hộ kinh doanh nay cần ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí, hóa đơn đầu ra, tương tự như một doanh nghiệp nhỏ. Có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ hoặc thuê dịch vụ kế toán thuê ngoài với chi phí hợp lý.

4. Nắm vững quy trình kê khai thuế

Việc kê khai thuế nay có thể thực hiện qua mạng, theo tháng hoặc quý. Hộ cần biết rõ các loại thuế mình chịu (GTGT, TNCN), thời hạn nộp, và các chế tài nếu sai phạm.

Không chỉ là nghĩa vụ, còn là cơ hội

Dù không ít hộ kinh doanh lo ngại về chi phí phần mềm, rủi ro kê khai sai hoặc "lộ doanh thu", nhưng thực tế, chuyển sang hóa đơn điện tử đem lại không ít lợi ích:

- Tiếp cận tín dụng dễ hơn: ngân hàng có thể xem báo cáo doanh thu, hồ sơ thuế minh bạch để xét duyệt vay vốn.

- Hợp pháp hóa kinh doanh online: đặc biệt cần thiết khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

- Dễ chuyển đổi lên doanh nghiệp: nếu muốn mở rộng quy mô trong tương lai.

- Tránh bị xử phạt: vì hiện nhiều cơ quan thuế đã tăng cường kiểm tra, đặc biệt với hộ có doanh thu lớn nhưng không phát hành hóa đơn.

Chuyển đổi là xu thế không thể đảo ngược

Sự thay đổi nào cũng đi kèm lo lắng. Nhưng như chia sẻ từ chị H.T.H – chủ một quán ăn tại quận Gò Vấp (TP.HCM): "Lúc đầu tôi sợ phải học phần mềm, kê khai phiền lắm. Nhưng giờ quen rồi, thấy tiện vì có gì cũng tra lại được. Ngân hàng cũng dễ duyệt vay vốn hơn vì có báo cáo doanh thu rõ ràng".

Việc áp dụng hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh là bước đi quan trọng để thu hẹp khu vực kinh tế phi chính thức, tăng tính minh bạch, và chuẩn hóa môi trường kinh doanh. Sự chủ động chuẩn bị không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh bị động, mà còn mở ra cánh cửa mới cho tăng trưởng.