Làm sao để duy trì hiệu suất công việc của nhân viên trong suốt quá trình ứng phó dịch Covid-19?

Theo Brian Kropp – Giám đốc Nghiên cứu mô hình quản trị nhân sự tại Gartner, hầu hết tất cả các tập đoàn hiện nay đang hoạch định cho kịch bản và ứng phó tác chiến để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động trong thời kì Covid-19.

Tuy nhiên, những kế hoạch này thường không thể giải quyết, hay tác động đến khả năng của nhân viên nhằm tập trung hơn cho công việc – Kropp thêm vào.

Theo Gartner, các tổ chức cần phải chú trọng hơn đến cảm xúc của nhân viên trong cơn đại dịch này, nhằm hồi phục lại năng suất cũng như giúp nhân viên có hứng thú làm việc hơn.

Sức ảnh hưởng nghiêm trọng từ cơn bùng phát dịch Covid-19 đã và đang khiến cho mọi người hết sức lo lắng, thất vọng và cả kiệt quệ sức lực vì quá lo nghĩ đến cuộc sống cá nhân cũng như công việc hiện tại của mình.

Khi bị lãng quên, những cảm xúc tiêu cực này sẽ ảnh hưởng không tốt đến năng suất và niềm hứng thú trong công việc của nhân viên – dẫn đến chất lượng sụt giảm, nhiều lỗi sai bị gây ra, và dần dần tác động đến sức chịu đựng của doanh nghiệp để tồn tại ngay giữa tâm dịch như hiện nay.

Theo Gartner, bộ phận nhân sự cần hỗ trợ các quản lý viên ở mọi cấp độ thực hiện 6 hoạt động sau đây, nhằm đảm bảo rằng nguồn nhân lực của công ty nhận được đủ sự ủng hộ để cùng vượt qua giai đoạn khó khăn này.

Phán đoán nhu cầu của nhân viên nhằm cung cấp những sự hỗ trợ đúng lúc

Nhà quản lý cần tinh ý nhận biết những dấu hiệu bất thường của nhân viên, thông qua các cuộc trò chuyện trực tiếp và cả khả năng quan sát gián tiếp của mình.

Để khiến cuộc trò chuyện với nhân viên hơn được diễn ra dễ dàng hơn, bộ phận nhân sự cần hướng dẫn nhà quản lý các cách mở lời với những vấn đề nhạy cảm có thể xảy ra trong cơn đại dịch Covid-19 – bao gồm hướng dẫn làm việc luân phiên ra sao, những vấn đề liên quan đến an toàn nghề nghiệp, toàn bộ nhân lực bị ảnh hưởng ra sao và cả những áp lực nơi công sở.

Những sự chỉ đạo này có thể bao gồm việc hướng dẫn thảo luận, đào tạo, nhắc nhở qua email với tình hình được cập nhật thường xuyên, cộng với những nguyên lí cơ bản giúp giải quyết bất cứ vấn đề nào phát sinh trong suốt mùa dịch.

Đối thoại để xây dựng niềm tin

Dù là bạn đang nỗ lực giao tiếp ra sao với nhân viên, thì cách tốt nhất chính là cuộc trò chuyện phải đến từ hai phía.

Giao tiếp hai chiều là phương thức giúp nhân viên nắm được thông tin và bày tỏ quan điểm của mình, đồng thời cho phép họ bộc lộ các cảm xúc tiêu cực nhằm tìm ra hướng kiểm soát nó.

Nhà lãnh đạo nhân sự nên giúp các quản lý viên tạo ra những cơ hội giao tiếp hai chiều, sao cho các viễn cảnh thực tế dù là tích cực hay tiêu cực cũng đều được chú trọng quan tâm trong giai đoạn khó khăn này.

Tạo ra các mục tiêu với một sự minh bạch, rõ ràng

Mối liên kết trực tiếp giữa biểu hiện làm việc của một cá nhân – với thành tựu của cả một tổ chức, chính là yếu tố thúc đẩy sự tự tin của nhân viên dù là trong hoàn cảnh khó khăn như thế nào đi chăng nữa.

Những mục tiêu rõ ràng có cập nhật thường xuyên sẽ khiến cho nhân viên được tập trung, làm việc tràn đầy năng lượng và nhận thức rõ mục đích của mình là gì.

Các nhà quản lý có thể làm được điều này bằng cách đưa ra các mục tiêu với một sự minh bạch cao, và diễn giải tầm nhìn của tổ chức đến nhân viên sao cho họ có thể hiểu được một cách tường tận rõ ràng nhất.

"Một trong những động lực thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, chính là kết nối sự đóng góp trong công việc của họ đến với những mục tiêu chung đối với công ty mình", Kropp cho biết. "Nhân viên nào tự tin rằng mình đang giúp công ty đạt được những thành tựu nhất định, sẽ càng ít có cảm giác lo lắng hơn trong công việc của mình".

Củng cố giá trị doanh nghiệp nhằm tránh những rủi ro trong việc quản lý kém

Sự hứng khởi trong công việc chính là yếu tố quyết định đến sự an toàn tâm lý – một nhân viên có trải nghiệm làm việc không thoải mái có thể tác động tiêu cực đến sự an toàn tâm lý lên đến 35%. Thậm chí tệ hơn, trong thời kỳ đầy biến động, quản lý nhân sự kém có thể tăng đến 33%.

Ngoài việc làm mẫu với những hành vi đúng mực; nhà quản lý cũng nên khuyến khích những thành viên nào dám đứng ra tố giác những hành vi thiếu đạo đức, cung cấp cho toàn bộ nhân viên các kênh nào dùng để báo cáo những hành động quản lý kém, hay đưa ra các hình phạt cho những ai không tuân thủ theo quy định của công ty chẳng hạn.

Công nhận nỗ lực của nhân viên

Covid-19 đang gây ra rất nhiều mâu thuẫn cũng như làm giảm bớt niềm hứng thú trong công việc, buộc nhà quản lý cần phải chú ý gấp đôi những nỗ lực mà nhân viên đang phấn đấu cho tổ chức mình. Thành quả được công nhận không chỉ thúc đẩy nhân viên, mà còn là một cột mốc khiến các thành viên khác nỗ lực hơn để theo kịp đồng nghiệp của mình.

Ngoài tiền thưởng, sự công nhận thành quả có thể được diễn ra ở nhiều dạng khác nhau – ví dụ như công bố thành tích cho mọi người cùng biết, kỷ niệm chương, cơ hội phát triển cá nhân, hay cung cấp các phúc lợi với chi phí thấp.

Đối với những tổ chức đang đối mặt với sự trì trệ do Covid-19, nhà quản lý có thể biến đây thành dịp để phát triển nghề nghiệp cho những nhân viên nào còn thiếu năng lực. Điều này góp phần gia tăng sự tận tụy của nhân viên đối với tổ chức trên con đường thành công trong sự nghiệp sau này của họ.

Thúc đẩy sự gắn kết thông qua sự đổi mới

Mặc dù các nhà quản lý và nhân viên chính là những người chịu nhiều rủi ro trong giai đoạn khó khăn, nhưng nhờ những lúc này mà chúng ta có thể dám liều mình thử nghiệm và đổi mới cho sự thành công sau này.

Những nỗi lo ngại không dám thay đổi hay chấp nhận rủi ro lại chính là thời cơ để những ai sẵn sàng đổi mới có dịp nhìn thấy cơ hội trong khó khăn.

Thậm chí khi tổ chức chần chừ đầu tư vào cái mới, các nhà quản lý có thể nhấn mạnh nhu cầu, cũng như chu cấp cơ hội cho những cải tiến có lợi hơn cho sau này. Điều này góp phần đem lại nhiều sự tích cực hơn cho nhân viên đang gặp khó khăn, hay tổ chức đang phải đối mặt với sự tác động khủng khiếp mà Covid-19 đang đem lại.

(Tham khảo HR Insider)