Từ kho lưu trữ đến hạ tầng dữ liệu số: Thanh Hóa tăng tốc hiện đại hóa công tác văn thư

Trong tiến trình chuyển đổi số, dữ liệu ngày càng được xem là một nguồn lực quan trọng của công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành. Nếu trước đây công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu gắn với nhiệm vụ bảo quản hồ sơ, tài liệu thì nay đang từng bước chuyển mình thành một cấu phần quan trọng của hạ tầng dữ liệu, góp phần nâng cao chất lượng quản trị và hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị.

Đó cũng là nội dung được nhấn mạnh tại buổi làm việc giữa Đoàn công tác Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng với Thường trực Tỉnh ủy Thanh Hóa về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh diễn ra sáng 14/8.

Từng bước hình thành nền tảng dữ liệu phục vụ lãnh đạo, điều hành

Báo cáo tại buổi làm việc cho thấy, thời gian qua, Văn phòng Tỉnh ủy Thanh Hóa đã chủ động tham mưu ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và kế hoạch triển khai công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm bám sát các quy định của Trung ương.

Các nhiệm vụ trọng tâm như rà soát, phân loại, chỉnh lý hồ sơ, thu thập tài liệu, số hóa dữ liệu và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ được triển khai đồng bộ, bài bản. Đặc biệt, khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình sắp xếp đơn vị hành chính đã được thu thập, tiếp nhận và quản lý tập trung tại lưu trữ của Tỉnh ủy, bảo đảm an toàn tuyệt đối, không để xảy ra thất lạc tài liệu hay lộ lọt bí mật Nhà nước.

Không chỉ dừng lại ở yêu cầu bảo quản, việc tập trung hóa nguồn tài liệu còn góp phần nâng cao khả năng tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của cấp ủy các cấp.

Trong bối cảnh khối lượng thông tin ngày càng lớn, yêu cầu xử lý công việc ngày càng nhanh và chính xác, việc xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học đang trở thành điều kiện quan trọng để nâng cao chất lượng điều hành, bảo đảm tính liên tục, kế thừa và minh bạch trong hoạt động của các cơ quan Đảng.

Một trong những điểm nổi bật là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ được triển khai sâu rộng trên địa bàn tỉnh. Hiện nay, tỷ lệ gửi, nhận văn bản của các Đảng ủy xã, phường thông qua hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp các cơ quan Đảng đạt trên 90%.

Con số này cho thấy quá trình chuyển đổi từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang môi trường số đang diễn ra mạnh mẽ, tạo tiền đề để hình thành hệ thống hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử và các quy trình xử lý công việc hiện đại trong toàn hệ thống chính trị.

Chuẩn hóa lưu trữ để phục vụ chuyển đổi số

Phát biểu tại buổi làm việc, ông Lê Khánh Toàn, Phó Chánh Văn phòng Trung ương Đảng ghi nhận và đánh giá cao những kết quả mà Thanh Hóa đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua.

Bên cạnh những kết quả tích cực, đồng chí cũng đề nghị tỉnh tiếp tục tập trung nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã theo hướng chuẩn hóa kiến thức, thống nhất quy trình nghiệp vụ và tăng cường kỷ luật công vụ.

Theo yêu cầu đặt ra, công tác lưu trữ trong giai đoạn hiện nay không chỉ bảo đảm lưu giữ an toàn tài liệu mà còn phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng số hóa, chuẩn hóa dữ liệu và khả năng kết nối, tích hợp trên môi trường số.

Điều đó đòi hỏi các địa phương phải đầu tư đồng bộ từ con người, quy trình đến hạ tầng kỹ thuật. Trong đó, việc xây dựng hồ sơ điện tử, xử lý văn bản điện tử và tạo lập kho lưu trữ điện tử được xem là những nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác dữ liệu trong dài hạn.

Cùng với đó, yêu cầu bảo vệ bí mật Nhà nước tiếp tục được đặt ra như một nguyên tắc xuyên suốt trong quá trình quản lý, lưu trữ và khai thác tài liệu, nhất là khi dữ liệu ngày càng được số hóa và lưu chuyển trên môi trường mạng.

Xây dựng hạ tầng lưu trữ hiện đại, hoàn thiện dữ liệu dùng chung

Phát biểu tại hội nghị, Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy Thanh Hóa Nguyễn Hồng Phong khẳng định công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy các cấp.

Theo ông Lê Hồng Phong, Thanh Hóa sẽ tiếp tục triển khai nghiêm Luật Lưu trữ, Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước cùng các quy định, hướng dẫn của Trung ương; đồng thời xây dựng kế hoạch đổi mới toàn diện công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu phát triển và chuyển đổi số hiện nay.

Một trong những nhiệm vụ trọng tâm được tỉnh xác định là quan tâm bố trí đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách; thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; đồng thời đầu tư sửa chữa, cải tạo và xây dựng các kho lưu trữ chuyên dụng theo hướng hiện đại, an toàn, đáp ứng yêu cầu bảo quản đồng thời tài liệu giấy và tài liệu số.

Đáng chú ý, Thanh Hóa đặt mục tiêu từng bước hoàn thiện hạ tầng dữ liệu dùng chung, đẩy nhanh việc chỉnh lý và số hóa khối lượng tài liệu tồn đọng. Đây không chỉ là yêu cầu của công tác lưu trữ mà còn là nhiệm vụ quan trọng trong lộ trình xây dựng môi trường làm việc số, nâng cao hiệu quả quản trị và khai thác dữ liệu phục vụ công tác lãnh đạo, điều hành.

Trong kỷ nguyên số, giá trị của tài liệu lưu trữ không nằm ở những tập hồ sơ được bảo quản trong kho, mà nằm ở khả năng chuyển hóa thành dữ liệu có thể tra cứu, kết nối và khai thác hiệu quả. Bởi vậy, việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ mà còn là bước đi nền tảng để xây dựng hạ tầng dữ liệu số, phục vụ mục tiêu nâng cao năng lực quản trị và thúc đẩy chuyển đổi số trong toàn hệ thống chính trị.