Tư vấn pháp luật: Hiệu lực của bản sao công chứng, chứng thực

Nội dung, bạn đọc hỏi:

"Tôi nộp hồ sơ xin giấy phép hộ kinh doanh cá thể ở Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ từ chối vì bản sao y chứng minh nhân dân của tôi quá thời hạn 06 (sáu) tháng. Xin Tòa soạn cho biết, trường hợp từ chối tiếp nhận hồ sơ của tôi là đúng hay sai?"

Trả lời có tính chất tham khảo:

Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chỉ nhận bản sao y có thời hạn dưới 06 (sau) tháng với lý do hiệu lực của bản sao công chứng, bản sao chứng thực là 06 tháng. Đây là hiểu sai quy định của pháp luật.

1. Quy định về bản sao bản sao công chứng, bản sao chứng thực:

Bản sao, bản chính, bản sao công chứng, bản sao chứng thực được quy định theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó:

"Bản chính" là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

"Bản sao" là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Trong đó, "sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Bản sao từ bản chính có thể do chính chủ sở hữu của bản chính hoặc bất cứ cá nhân, tổ chức nào đó thực hiện bằng việc chụp, đánh máy, bản sao chụp…. đảm bảo có nội dung đầy đủ, chính xác như thông tin gốc trong bản chính hoặc sổ gốc lưu thông tin.

Những loại bản sao công chứng bản sao chứng thực được sử dụng thay cho bản chính: 

Những loại bản sao sau được sử dụng thay cho bản chính:

- Bản sao được cấp từ sổ gốc: Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

- Bản sao được chứng thực từ bản chính: Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp  xã, phường, thị trấn; Tổ chức hành nghề công chứng; Cơ quan ngoại giao.

Trong thực tế cuộc sống, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn phải cung cấp bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính này chứ không phải bản chụp, bản photo.

Ví dụ: Khi tiến hành lập thủ tục thành lập doanh nghiệp, bản sao giấy tờ nhân thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, căn cước công dân) là bản sao chứng thực từ bản chính. 

2. Hiệu lực của bản sao công chứng, bản sao chứng thực:

Bản sao được chứng thực từ bản chính do tổ chức hành nghề công chứng hay UBND cấp xã, phòng tư pháp, Cơ quan lãnh sự đều có giá trị pháp lý như nhau. Theo Điều 77 Luật Công chứng năm 2014 và Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực quy định: "Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác".

Tuy nhiên,  hai văn bản quy phạm pháp luật nêu trên đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, bản sao hợp lệ là không có thời hạn.

Trên thực tế, khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để tránh tình trạng này, nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị  khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật, tuy nhiên, đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ không còn giá rị.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính chỉ cần đảm bảo các điều kiện:

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Các bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung… không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

Tuy nhiên, trong thực tế, theo thời hạn sử dụng của pháp luật, bản chính các giấy tờ văn bản bao gồm hai loại: Loại có thời hạn sử dụng và loại không xác định thời hạn (vô thời hạn).

- Đối với bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng cấp, giấy khai sinh…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.

- Đối với bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như: chứng minh nhân dân (15 năm); giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng)… thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý trong thời hạn bản gốc còn giá trị. Khi bản gốc đã hết giá trị thì bản sao không được sử dụng để cung cấp cho cơ quan, tổ chức.